Оцифрування трудових книжок до 10.06.2026

            10 червня 2026 року спливає термін, до якого необхідно оцифрувати свою трудову книжку та подати її скан-копії в Пенсійний фонд.

            Законом України від 05.02.2021 р. № 1217-ІХ встановлено п’ятирічний перехідний період (з 10.06.2021 до 10.06.2026 рр.) для включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність. Після цієї дати паперова трудова книжка остаточно перестає бути основним документом для обліку, а пріоритет надається електронним даним.

            До 10 червня 2026 року роботодавець, який зберігає трудові книжки працівників (прийнятих до 10.06.2021 р.), зобов’язаний забезпечити її сканування та передачу до Пенсійного фонду України. Якщо книжка не була відсканована роботодавцем, працівник може зробити це самостійно через особистий кабінет на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України або особисто подати у сервісному центрі Пенсійного фонду України навіть після 10 червня.

            Якщо не відсканувати трудову книжку до 10 червня 2026 року та не передати дані у Пенсійний фонд, це не призведе до втрати страхового стажу та не загрожує штрафами.

            Страховий стаж, набутий до 01 січня 2004 року, підтверджується на підставі записів у паперовій трудовій книжці. Якщо ці дані не будуть оцифровані до завершення перехідного періоду, вони не зникнуть, але при призначенні пенсії особі доведеться особисто надавати оригінал паперової книжки до Пенсійного фонду для підтвердження стажу. Стаж після 01 січня 2004 року вже обліковується в електронному реєстрі на підставі звітів роботодавців і додаткового оцифрування не потребує.

            Головний ризик для тих, хто не оцифрує трудову книжку, це втрата або пошкодження паперового документа. Якщо дані не оцифровані, а паперова книжка буде втрачена після 10.06.2026, підтвердження стажу до 2004  року вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення.

            Процес оцифрування документів про трудову діяльність відбувається в інтересах самої особи для забезпечення коректного та швидкого розрахунку пенсійних виплат у майбутньому.

            Наразі у Верховній Раді зареєстровано законопроект № 14257, який пропонує продовжити термін оцифрування на період дії воєнного стану та три роки після його завершення.

Відділ ведення електронних реєстрів № 3

управління інформаційних систем та електронних реєстрів

Головного управління Пенсійного фонду України

в Одеській області